Wie besetzen Maschinenbauer ihre Führungspositionen? In aller Kürze: über gezielte Direktansprache in klar definierten Zielfirmen, nicht über Stellenanzeigen. Der Grund liegt in einer Zahl aus dem Fachkräftereport März 2026 des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA): Für Fachkräfte der Maschinenbau- und Betriebstechnik waren rund 9.700 offene Stellen rechnerisch nicht besetzbar, das sind 48,8 Prozent aller ausgeschriebenen Stellen dieser Berufsgattung. Auf Führungsebene verschärft sich das Verhältnis noch, weil der Kreis passender Personen klein und fast vollständig in Beschäftigung ist. Dieser Ratgeber zeigt aus unserer Mandatspraxis im industriellen Mittelstand, welche Rollen besonders schwer zu besetzen sind, woran Suchen scheitern und wie ein belastbarer Prozess aussieht.
Erfolgreiche Maschinenbauer besetzen Führungspositionen über eine systematische Direktansprache in definierten Zielfirmen, ergänzt um ein schriftliches Anforderungsprofil und ein strukturiertes Auswahlverfahren. Die Stellenanzeige spielt auf dieser Ebene kaum eine Rolle: Laut BDU-Marktstudie Personalberatung entfallen 94 Prozent des Marktes auf die Direktansprache.
Der Grund ist rechnerisch belegbar. Der Fachkräftereport März 2026 des KOFA weist für Fachkräfte der Maschinenbau- und Betriebstechnik 19.972 offene Stellen aus, denen zu wenige passend qualifizierte Arbeitslose gegenüberstehen: 9.752 Stellen, also 48,8 Prozent, sind rechnerisch nicht besetzbar. Wer aus diesem Pool zusätzlich Führungserfahrung, Branchenkenntnis und regionale Bindung verlangt, sucht nicht mehr in einem Markt, sondern in einer Liste von vielleicht 60 bis 150 namentlich bekannten Personen.
Für die Praxis heißt das: Die Suche beginnt nicht bei der Frage, wo man ausschreibt, sondern bei der Frage, in welchen Unternehmen die passenden Personen heute arbeiten. Die Logik hinter diesem Verfahren beschreibt unser Ratgeber zum verdeckten Stellenmarkt ausführlich.
Weil zwei gegenläufige Entwicklungen zusammentreffen: Beschäftigungsabbau und wachsender Engpass. Das Statistische Bundesamt meldete im August 2026 für den Maschinenbau 905.900 Beschäftigte in Betrieben ab 50 Mitarbeitenden, ein Minus von 2,7 Prozent binnen eines Jahres. Der Maschinenbau bleibt damit der größte Industriezweig des Landes, schrumpft aber im Gleichschritt mit dem gesamten Verarbeitenden Gewerbe.
Gleichzeitig stieg die Fachkräftelücke in Maschinenbau und Betriebstechnik laut KOFA bis März 2026 um 9,4 Prozent, während sie bundesweit über alle Berufe um 7,8 Prozent sank. Der Grund: Investitionen in Verteidigung, Infrastruktur und Energie ziehen technische Qualifikationen ab. Wer Personal freisetzt, konkurriert bei der Nachbesetzung also mit Branchen, die gerade aufbauen.
Dazu kommt die Struktur der Branche. Der VDMA zählt für Deutschland knapp 1,3 Millionen Beschäftigte im Maschinen- und Anlagenbau, mehr als 40 Prozent der gesamten Beschäftigung dieser Branche in der EU. Getragen wird das überwiegend von mittelständischen, oft familiengeführten Unternehmen abseits der Großstädte. Genau dort trifft eine anspruchsvolle Rolle auf einen begrenzten regionalen Bewerberkreis.
Der dritte Faktor ist Diskretion. Wenn die Konstruktionsleitung ersetzt werden soll, während die Position noch besetzt ist, verbietet sich jede öffentliche Ausschreibung. Wie stark der Fachkräftemangel den Mittelstand insgesamt trifft, ordnet unser Beitrag Fachkräftemangel im Mittelstand ein.
Aus unserer Mandatspraxis sind es drei Profile, bei denen der Markt regelmäßig zu eng wird. Sie eint, dass sie Technikverständnis und Führungsverantwortung zugleich verlangen, was den Kandidatenkreis halbiert.
Eine vierte Rolle kommt hinzu, sobald mehrere Werke oder eine zweite Ebene entstehen: die Produktionsleitung. Was dort im Anforderungsprofil zählt, haben wir separat in Produktionsleiter finden beschrieben.
Am häufigsten scheitern Suchen nicht am Markt, sondern am eigenen Verfahren. Drei Muster sehen wir immer wieder.
Erstens das überladene Anforderungsprofil. Branchenerfahrung, konkrete Maschinenkenntnis, Fremdsprachen, Führungserfahrung, Wohnort in der Region und ein Gehaltsband von vorgestern: Jede zusätzliche Pflichtanforderung halbiert den ohnehin kleinen Kreis. Welche Kriterien wirklich zwingend sind und welche nur wünschenswert, klärt unser Leitfaden Anforderungsprofil für Führungskräfte.
Zweitens die zu enge Branchendefinition. Wer ausschließlich im Maschinenbau sucht, übersieht angrenzende Felder mit vergleichbarer Logik: Anlagenbau, Antriebstechnik, Elektrotechnik, teils auch die Zulieferindustrie. Gerade dort werden derzeit Führungskräfte frei, weil ganze Segmente umgebaut werden. Wie sich das im Automobilumfeld darstellt, zeigt unser Beitrag Personalberatung für Automobilzulieferer.
Drittens das langsame Verfahren. Auf Führungsebene sind Kandidaten parallel im Gespräch. Vier Wochen bis zum ersten Feedback kosten regelmäßig die beste Person im Prozess. Was eine Fehlbesetzung stattdessen kostet, rechnet unser Ratgeber Kosten einer Fehlbesetzung vor.
Der Ablauf folgt sechs Schritten und dauert im Mittelstand realistisch 12 bis 18 Wochen bis zur Vertragsunterschrift. Am Anfang steht ein Briefing von 60 bis 90 Minuten, aus dem ein schriftliches Anforderungsprofil mit Pflicht- und Wunschkriterien, Zwölfmonatszielen und Vergütungsband entsteht.
Danach wird die Zielfirmenliste gebaut: Welche Unternehmen im Umkreis, in angrenzenden Segmenten und in vergleichbarer Fertigungstiefe beschäftigen passende Personen? Aus dieser Liste entsteht eine Longlist von typischerweise 80 bis 150 identifizierten Namen, die vertraulich angesprochen werden. Ihr Firmenname fällt dabei erst, wenn ernsthaftes Interesse besteht.
In der Auswahl arbeiten wir strukturiert statt nach Bauchgefühl. Strukturierte Interviews erreichen laut der Metaanalyse von Sackett und Kollegen (2022) eine prognostische Validität von r=.42, das freie Gespräch nur r=.19. Ergänzend setzen wir das Bochumer Inventar zur berufsbezogenen Persönlichkeitsbeschreibung ein; unsere Eignungsdiagnostik macht Führungsverhalten und Motivlage vergleichbar. Wie ein solches Gespräch aufgebaut ist, zeigt strukturiertes Vorstellungsgespräch.
Am Ende steht eine Shortlist von drei bis fünf entscheidungsreifen Personen mit Dossier: Werdegang, Wechselmotiv, Gehaltsvorstellung, Einschätzung zur Passung. Wie viel Zeit die einzelnen Phasen beanspruchen, schlüsselt Wie lange dauert eine Führungskräftesuche? auf.
Marktüblich sind 25 bis 33 Prozent des Jahreszielgehalts, der Branchendurchschnitt lag zuletzt bei 27,5 Prozent. Bei einer Konstruktionsleitung mit 120.000 Euro Jahreszielgehalt liegt das Honorar also in einer Größenordnung von 30.000 bis 40.000 Euro, üblicherweise in drei Raten über den Prozess verteilt. Die Rechnung im Detail steht in Was kostet ein Headhunter?.
Ob sich das lohnt, entscheidet eine einfache Gegenrechnung: Was kostet die Vakanz pro Monat an entgangenem Deckungsbeitrag, verschobenen Projekten und Überlastung der verbleibenden Führungsmannschaft? Bei Rollen mit direkter Ergebnisverantwortung liegt dieser Betrag im Maschinenbau regelmäßig über dem gesamten Beratungshonorar.
Ehrlich bleibt auch die Gegenrichtung: Für eine gut sichtbare Position in einer Ballungsregion, auf die belastbare Initiativbewerbungen eingehen, brauchen Sie keine externe Suche. Sinnvoll wird sie, wenn der Kreis klein, die Suche vertraulich oder das eigene Netzwerk ausgereizt ist. Diese Abwägung führt unser Beitrag Wann lohnt sich ein Headhunter? aus.
Als inhabergeführte Beratung mit Standorten in Düsseldorf und München arbeiten wir seit unserer Gründung 2019 überwiegend für den industriellen Mittelstand. Jedes Mandat wird von einem Senior Partner geführt, nicht von wechselnden Researchern.
Weil Abbau und Engpass parallel laufen. Der Maschinenbau verlor laut Destatis im ersten Halbjahr 2026 zwar 2,7 Prozent seiner Beschäftigten. Gleichzeitig stieg die Fachkräftelücke in Maschinenbau und Betriebstechnik laut KOFA um 9,4 Prozent, weil Verteidigung, Infrastruktur und Energiewirtschaft dieselben technischen Qualifikationen nachfragen.
Konstruktions- und Entwicklungsleitung, technische Vertriebsleitung und Serviceleitung. Alle drei verlangen technische Tiefe und Führungsstärke zugleich, was den Kandidatenkreis stark verkleinert. Erschwerend kommt hinzu, dass 48,8 Prozent der offenen Stellen in Maschinenbau und Betriebstechnik laut KOFA rechnerisch nicht besetzbar sind.
Im Mittelstand realistisch 12 bis 18 Wochen von der Auftragsklärung bis zur Vertragsunterschrift. Die BDU-Marktstudie wies für 2024 eine durchschnittliche Besetzungsdauer von knapp 14 Wochen aus. Verzögert wird der Prozess meist nicht durch den Markt, sondern durch lange Feedbackschleifen auf Unternehmensseite.
Marktüblich sind 25 bis 33 Prozent des Jahreszielgehalts, der Branchendurchschnitt lag zuletzt bei 27,5 Prozent. Bei einem Zielgehalt von 120.000 Euro entspricht das rund 30.000 bis 40.000 Euro, in der Regel in drei Raten über den Prozess verteilt. Nebenkosten und Garantien gehören schriftlich ins Angebot.
Nein, und diese Fixierung verengt den Markt unnötig. Anlagenbau, Antriebstechnik, Elektrotechnik und Teile der Zulieferindustrie folgen einer vergleichbaren Logik aus Projektgeschäft, Fertigungstiefe und technischer Führung. Entscheidend ist, welche Erfahrung für die Zwölfmonatsziele wirklich zwingend gebraucht wird.
Über Direktansprache statt Ausschreibung. Der Berater kontaktiert Kandidaten persönlich und nennt Ihren Firmennamen erst, wenn ernsthaftes Interesse und Vertraulichkeit gesichert sind. Auf Wunsch läuft die Suche vollständig verdeckt, was auf Führungsebene mit 94 Prozent Marktanteil der Direktansprache ohnehin die Regel ist.
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Wir zeigen Ihnen in einem unverbindlichen Erstgespräch, wie eng oder weit der Markt für Ihre Position wirklich ist, welche Zielfirmen infrage kommen und mit welcher Zeitschiene Sie rechnen sollten. Inhabergeführt, gegründet 2019, jedes Mandat von einem Senior Partner geführt.
